Противники бумажной волокиты давно перешли на современный способ подписывать документы, не распечатывая их, — на электронную цифровую подпись. Это удобный и надежный способ заверения бумаг. В этом материале помогаем разобраться в ЭЦП тем, кто все еще сомневается или впервые узнал об этом формате подписи.
Официальное определение электронной цифровой подписи гласит, что это реквизит электронного документа, созданный путем криптографического шифрования информации с помощью закрытого ключа подписи. Согласны, звучит сложно и требует расшифровки. Если говорить совсем просто, то это подпись, аналогичная той, которой вы заверяете документы вручную, только представленная в электронном виде.
В России используют три вида подписи: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную.
Это то, что есть сегодня практически у каждого человека. Мы пользуемся этой подписью почти каждый день: подтверждаем вход в банк или на портал «Госуслуги», одобряем переводы, совершаем онлайн-покупки. То есть простая ЭП — это те самые одноразовые коды из SMS, push-уведомлений и электронных писем.
Простая электронная подпись позволяет получать услуги на портале «Госуслуги», входить в личный кабинет на сайте ФНС, подтверждать онлайн-обращения в государственные органы. Ее преимущество — легкость использования, а главный недостаток — уязвимость.
Если вы не планируете подписывать юридические и финансовые документы, то простой ЭП вам будет достаточно. Вы получаете ее автоматически при регистрации в приложении банка, на «Госуслугах» или любом сайте. При этом пользоваться подписью можно ограниченно — для каждого сервиса она своя. Так, простая ЭП для «Госуслуг» позволяет войти на сам портал, сайт ФНС и другие государственные сервисы. А с помощью SMS и push-уведомлений от банков можно подтверждать транзакции только в самих организациях и у их партнеров.
Недостаток состоит в том, что эта подпись защищена только технологической грамотностью пользователя, чем часто пользуются мошенники. Впрочем, это главная причина, по которой использовать такую ЭП для подписания финансовых и других документов нельзя.
Эта ЭП уже защищена гораздо надежнее — с помощью так называемого закрытого ключа (о нем расскажем позже). Подделать ее практически невозможно, но и процедура получения сложнее.
УНЭП не подчиняется тем строгим требованиям, которые законодательство устанавливает для усиленной квалифицированной ЭП (о ней расскажем далее). Например, сертификат может выдать любой удостоверяющий центр, а не только аккредитованная организация. Также процедура подтверждения личности при оформлении УНЭП проще — идентификацию можно пройти через портал «Госуслуги».
Одно из назначений этой электронной цифровой подписи — заверение внутренних документов в компаниях, перешедших на электронный документооборот. Неквалифицированная подпись шифруется, подделать ее крайне сложно. Ее наличие в документе говорит, что бумагу подписал конкретный человек в конкретное время.
С помощью этой ЭЦП внутри компаний подписываются контракты, отчеты, договоры, заявления и другие документы. Однако действующей она считается только в том случае, если между сторонами есть соглашение о доверии к электронным подписям.
Использовать УНЭП вообще везде не получится. Есть ряд случаев, когда подписание документов этим способом запрещено:
УНЭП точно можно оформить, если вы планируете использовать ее для документооборота, не связанного с государственными органами. Она защитит ваши данные и избавит от ненужной бумажной волокиты. В остальных случаях лучше рассмотреть усиленную квалифицированную ЭП.
Усиленная квалифицированная электронная подпись
Самый надежный тип ЭЦП. Такая подпись подтверждена сертификатом (бумажным и электронным), который соответствует требованиям ФСБ. Пользоваться квалифицированной ЭЦП могут физические лица, предприниматели и доверенные лица организаций. Ее выдают в аккредитованных удостоверяющих центрах. Посмотреть их список можно на сайте Минцифры.
В квалифицированную ЭП добавлены два важных реквизита:
Использовать этот вид ЭП можно везде, где есть электронные документы. Ей доверяют правовые инстанции, налоговые инспекции, сайт государственных услуг, социальный фонд России.
Взломать усиленную ЭЦП практически нереально. В случае утери закрытого ключа нужно обратиться в удостоверяющий центр или налоговую. Они отзовут сертификат — и воспользоваться подписью будет невозможно.
Каждому виду ЭЦП — своя сфера применения.
Самая ограниченная в использовании — простая подпись. Как мы уже сказали, с ней можно только совершать покупки, переводить деньги и оплачивать счета в своем банке, пользоваться сайтами и порталом «Госуслуг».
УНЭП позволяет гораздо больше. С ней можно участвовать в торгах, обмениваться коммерческими предложениями, сметами и счетами с клиентами, заключать договоры с физическими и юридическими лицами, подписывать кадровые документы. И все это — без распечаток и накопления стопок бумаг в ящиках и папках, быстро и удобно. Иными словами, она закрепляет взаимоотношения между человеком и человеком, бизнесом и бизнесом, человеком и бизнесом.
УКЭП — самая продвинутая подпись. С ней становится возможным все вышеперечисленное плюс взаимодействие с государством. Это наиболее защищенный и совершенный вид ЭП. Когда мы ниже будем перечислять сферы использования ЭП, мы будем иметь в виду именно этот вид подписи.
Электронная подпись полезна и физическим лицам, и предпринимателям, и предприятиям. Она значительно упрощает документооборот, снижает расходы на бумагу и картриджи для принтеров, позволяет получать услуги без личного посещения офисов и различных инстанций.
Зачем нужна электронная подпись физическим лицам:
Предпринимателям и бизнесу ЭЦП поможет:
Иными словами, цифровая подпись делает нашу жизнь проще практически в любой сфере.
Хоть электронная подпись и представляет собой технически сложный продукт, пользоваться им не сложнее, чем шариковой ручкой. ЭП состоит из двух частей:
Другими словами, документ зашифровывается с помощью закрытого ключа, а расшифровывается — с помощью открытого.
Самый простой способ хранения ЭП — на компьютере. Однако, чтобы добавить его на свое устройство, необходимо подготовиться. К этому вопросу мы вернемся позже.
Также можно выбрать для хранения ЭП съемный носитель — токен или smart-карту. Эти устройства можно приобрести в удостоверяющем центре.
Токен выглядит как обычная флешка, защищенная восьмизначным паролем. Также на ней может быть средство криптографической защиты информации (СКЗИ), которое усиливает безопасность токена. В частности, СКЗИ не дает перенести данные с токена на другое устройство.
Smart-карта — это пластиковая карта, похожая на банковскую. На ней также есть пароль и СКЗИ, но ее возможности гораздо шире. Если токен можно только подключать к устройствам с USB-портом, то карты могут работать бесконтактно. Такой носитель часто используют в качестве электронного удостоверения, по которому сотрудники могут попасть в офис.
Можно записать сертификат на обычную флешку, но это не гарантирует безопасности данных — она не защищена ни паролем, ни СКЗИ.
Попробуем объяснить принцип работы ЭЦП простыми словами. Документ подписывается так:
1. Создание подписи. Специальная программа формирует ключ документа (он еще называется «хеш»), затем шифрует его с помощью закрытого ключа.
2. Добавление подписи. Зашифрованный код в виде файла добавляется в документ — это и есть ваша ЭЦП.
3. Проверка подлинности. К подписанному документу прикрепляется сертификат — он подтверждает, что подпись настоящая. Сертификат выдает удостоверяющий центр, подделать его невозможно.
Чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, только сертификата и закрытого ключа недостаточно. Необходимы специальная программа и плагин для браузера, которые работают по определенному стандарту (для России и ряда других стран это
Чтобы получить КЭП, необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. При этом вы получите не саму подпись, а только ее элементы: сертификат и закрытый ключ.
Процедура получения квалифицированной ЭЦП для физических лиц и представителей бизнеса отличается. Рассмотрим порядок действий для обоих случаев.
1. Выберите удостоверяющий центр (УЦ) на сайте Минцифры.
2. Соберите документы: паспорт, СНИЛС и заявление. Некоторые организации могут запросить что-то еще, например ИНН.
3. Подготовьте ноутбук или персональный компьютер — это нужно, чтобы специалист удостоверяющего центра мог настроить его для работы.
4. Вызовите специалиста УЦ на дом (удобно, если нет портативного компьютера) или посетите центр сами с пакетом документов и ноутбуком.
5. Специалист УЦ верифицирует вашу личность, проверит документы и выдаст элементы ЭП.
6. Создайте подпись на своем компьютере — это займет всего пару минут. Об этом — в следующем разделе.
Стоимость услуги — в пределах 2000 рублей. Если вы хотите хранить данные на токене или smart-карте, придется дополнительно заплатить от 1500 до 2000 рублей за токен. Эта сумма зависит от вашего региона.
Важно!
Если вы хотите использовать КЭП на «Госуслугах», сообщите об этом специалисту УЦ. Он запишет сертификат на специальный носитель, с которым работает портал.
Оформить квалифицированный сертификат можно в МФЦ или удостоверяющем центре. Алгоритм аналогичен предыдущему, но с некоторыми оговорками:
1. Получить его может любой сотрудник бизнеса, но только при наличии доверенности уполномоченного представителя и паспорта получателя.
2. Кроме заявления, паспорта и СНИЛС понадобятся выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, а также копия устава компании.
3. Стоимость оформления колеблется в диапазоне от 800 до 20 000 рублей. Конечная цена зависит от ваших целей. Подобрать нужную конфигурацию поможет специалист удостоверяющего центра. Отдельно оплачивается токен (если он необходим).
Подпись можно получить бесплатно, но сделать это может только руководитель бизнеса. Правда, носитель все равно придется покупать отдельно. Чтобы получить КЭП бесплатно, нужно обратиться в ФНС или к доверенному лицу налоговой.
Усиленную квалифицированную и неквалифицированную подпись можно оформить и через «Госуслуги», причем сделать это могут и физические, и юридические лица. Для получения УКЭП или УНЭП понадобятся:
Алгоритм получения УКЭП и УНЭП прост. Нужно установить мобильное приложение «Госключ», зарегистрироваться в нем с аккаунтом «Госуслуг», по подсказкам оформить ЭП, а затем подтвердить личность любым удобным способом: через загранпаспорт и телефон с NFC, подтвержденную биометрию или очный визит в банк или МФЦ.
Подробную информацию и ссылки на скачивание приложения «Госключ» вы найдете на сайте «Госуслуг».
Итак, вы получили от сотрудника элементы КЭП. Теперь нужно настроить свой компьютер, а затем установить на него сертификат.
Для работы с ЭП на компьютере вам понадобится несколько ингредиентов.
Криптопровайдер — программа для работы с сертификатом. Это может быть «КриптоПро CSP». Программа генерирует ключи сертификата КЭП. Ее копию можно получить в удостоверяющем центре. Также можно приобрести программу на сайте разработчика. Не пользуйтесь сбросами триалов или взломанными версиями — так вы рискуете безопасностью данных.
Плагины для браузера помогут подписывать электронные документы в веб-сервисах. Такой есть, например, у удостоверяющего центра «Контур».
Драйвер токена или smart-карты, если вы выбрали этот способ хранения КЭП. Скачать его можно на сайте производителя. Это может быть «Рутокен», JaCarta или eToken. Без драйвера компьютер не сможет прочесть информацию с ключевого носителя. Установите софт и перезагрузите устройство.
Все это можно установить самостоятельно. Если возникли проблемы, можно обратиться в удостоверяющий центр за помощью, но эта услуга оплачивается отдельно.
После того как все программы и драйверы установлены, приступайте к установке сертификатов на свой ПК. Расскажем об этом на примере программы «КриптоПро CSP».
1. В программе перейдите во вкладку «Сервис» и нажмите на кнопку «Просмотреть сертификаты в контейнере».
2. Укажите ключевой контейнер (сертификат) на своем компьютере. Его может не быть. Если вы не нашли сертификат, попробуйте вторую инструкцию ниже.
3. После выбора контейнера появится окно с информацией о КЭП, ее владельце и поставщике.
4. Нажмите кнопку «Установить». Когда программа оповестит о помещении сертификата в хранилище, нажмите «Ок».
Бывает так, что «КриптоПро CSP» не видит сертификат — это происходит, если он отсутствует в комплекте для создания КЭП. Чтобы установить КЭП, понадобится файл с расширением .cer. Скорее всего, он располагается на жестком диске компьютера. Также, если вы получали файлы для ЭП на почту, вы можете скачать его там.
Как только вы найдете или получите файл, откройте «КриптоПро CSP» и выполните эти действия:
1. Перейдите во вкладку «Сервис» и нажмите кнопку «Установить личный сертификат».
2. Выберите файл с расширением .cer на компьютере.
3. Выберите контейнер с закрытым ключом.
4. Установите сертификат — он сохранится в контейнере с ключами и корневыми сертификатами УЦ.
5. Когда установка завершится, закройте окно, нажав на кнопку «Готово».
Некоторые удостоверяющие центры упрощают процедуру установки сертификата на компьютер — они дают клиенту установочный диск, который автоматизирует весь процесс.
Это нужно сделать, если вы планируете использовать ЭЦП в интернете. Скачайте плагин «КриптоПро ЭЦП Browser plug-in» с официального сайта утилиты. Его поддерживают все современные браузеры и операционные системы.
После того как утилита установлена, добавьте в каталог надежных ресурсов все сайты, с которыми вы работаете. Для этого перейдите в настройки плагина, откройте раздел «Список доверенных узлов» и перечислите полные адреса сайтов.
В целом, перечисленных выше действий достаточно, чтобы подписывать файлы. Но есть ряд вспомогательных программ, которые могут ускорить этот процесс.
Теперь можно подписать документ — на это уйдет всего пара минут. Вот как это сделать с помощью «КриптоАрм».
1. Найдите документ на компьютере, нажмите на него правой кнопкой мыши.
2. В открывшемся меню найдите пункт «КриптоАРМ» и нажмите в нем «Подписать».
3. Приложение запустит мастер создания ЭЦП. Следуйте его инструкции.
4. В результате возле исходного файла на компьютере появится его копия, но уже с расширением .doc.sig — это и есть ваш документ с электронной подписью.
В программах Microsoft Office и Acrobat Reader документ можно заверить всего одной кнопкой, но только если у вас установлен нужный плагин.
Чтобы подписать документ в онлайн-утилите «Контур Крипто», нужно войти в учетную запись и добавить сертификат в личный кабинет. После этого загрузите нужный файл и нажмите кнопку «Подписать».
Хотелось бы, чтобы подпись выпускалась один раз и на всю жизнь, но срок ее действия — всего год. По истечении этого времени придется выпускать новый сертификат. Для этого обратитесь в налоговую, УЦ или ФНС. Если ваши персональные данные или данные вашей организации не изменились, документы предоставлять не нужно — потребуется только заявление. Если же вы что-то из документов за этот год меняли, предоставьте оригинал специалистам.
Перевыпускать сертификат лучше заранее — например, за месяц до конца действия. В этом случае процедуру можно пройти в удостоверяющем центре онлайн без лишних нервов. После перевыпуска сертификата его нужно будет добавить в программу-криптопровайдер. Как это сделать, мы писали выше.
По закону ФЗ №63 «Об электронной подписи» передавать сертификат другим лицам нельзя. За сохранность ключа отвечает сам владелец, поэтому следить за тем, чтобы подпись не использовали другие лица, придется самому.
В небольших компаниях одной ЭП часто пользуются разные люди: собственники бизнеса, бухгалтеры, юристы, коммерческие специалисты. Это хоть и позволяет сэкономить деньги и время, но чревато последствиями. Дело в том, что вся ответственность за документы всегда ложится на плечи того, кому принадлежит подпись, независимо от того, пользовался ею он сам или доверил другому сотруднику. Поэтому в идеале каждому сотруднику с правом подписи нужно иметь собственную ЭП.
В жизни может случиться всякое: можно потерять токен или Flash-карту с подписью; может сломаться компьютер, на котором хранится подпись; носитель могут украсть; систему могут взломать. Другими словами, вы можете потерять доступ к ЭП. Что делать в таком случае? Сразу обращаться в удостоверяющий центр или МФЦ, в котором вы оформляли сертификат. УЦ сразу отзовет его, и мошенники не смогут воспользоваться вашей подписью.
Также важно сообщить о происшедшем партнерам и контрагентам. Это нужно, чтобы они не стали жертвами мошенников.
После этого необходимо перевыпустить сертификат. Восстановить прежнюю ЭП не получится: придется снова собирать документы и обращаться в удостоверяющий центр или ФНС, оплачивать услугу и токен. Поэтому лучше все-таки хранить ключ и пароль от него в безопасном месте.
Технологии
6 мин
09.11.2023
17 367
11
6
13
0
Нам нравится, что вам нравится
Уверены, вы можете не хуже! Напишите статью и получите Бонусы.
Спасибо, что вам есть что сказать
Попробуйте расширить свою мысль и написать статью — и получите за это Бонусы.
Комментарии